Perfekte Geschäftsbriefe

Wörter im Geschäftsbrief

2011-11-25T19:06:00.004+01:00

Es ist die Natur eines Geschäftsbriefs, daß er Wörter enthält. In den meisten Fällen bringt der Umgang mit den Wörtern in einem Geschäftsbrief keine Probleme mit sich, zumal die heutige EDV den Verfasser an vielen Stellen unterstützt, beispielsweise bei der Trennung der Wörter am Zeilenende oder bei der automatischen Fehlerkorrektur. Nachfolgend möchte ich die wichtigsten Regeln - in alphabetischer Reihenfolge - darstellen, die beim Umgang mit Wörtern zu beachten sind.
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DIN 5008 - der normierte Geschäftsbrief

2011-11-20T13:21:00.006+01:00

Durch die DIN-Norm DIN 5008 wird die Gestaltung eines Geschäftsbriefs einheitlich geregelt. Die erste Ausgabe der DIN 5008 stammt aus dem Jahre 1949 mit Aktualisierungen in unregelmäßigen Abständen von ungefähr 10 Jahren. DIN-Normen werden durch einen Fachbereich des Deutschen Instituts für Normung erarbeitet und enthalten Empfehlungen zur Vereinheitlichung bestimmter Standards, die dem aktuellen Stand der Wissenschaft und Technik entsprechen. In der DIN-Norm 5008 sind Empfehlungen an die Wirtschaft enthalten, um die Gestaltung eines Geschäftsbriefs einheitlich zu gestalten. Die wichtigsten Regeln der DIN 5008 für die Gestaltung der Geschäftsbriefe werden nachfolgend erläutert.
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Betriebsnummer beantragen

2011-11-12T15:37:00.002+01:00

Arbeitgeber benötigen zur Anmeldung und Abrechnung ihrer Mitarbeiter eine Betriebsnummer, die vom Betriebsnummern-Service der Bundesagentur für Arbeit vergeben wird und aus 8 Ziffern besteht. Die Betriebsnummer identifiziert gewerbliche Unternehmen oder Freiberufler als Arbeitgeber und ist zur Kommunikation mit den Behörden und Trägern der Sozialversicherung unverzichtbar. Da die Erteilung einer Betriebsnummer in der Praxis mehrere Tage dauert und in manchen Branchen die Pflicht zur Sofortmeldung der Mitarbeiter besteht, ist es empfehlenswert, die Betriebsnummer frühzeitig zu beantragen, am besten schon unmittelbar nach der Unternehmensgründung und ggf. nach Eintragung ins Handelsregister. Eine Betriebsnummer ist auch dann erforderlich, wenn man nur geringfügig Beschäftigte als Mitarbeiter führt, da die monatliche Anmeldung und Abführung der Beiträge an die Minijob-Zentrale unter der zugeteilten Betriebsnummer erfolgt. Ein formeller Geschäftsbrief ist für den Antrag auf Erteilung der Betriebsnummer nicht mehr erforderlich, da es hierfür inzwischen ein Formular gibt, das man sich per Download ohne Online-Antrag beim Betriebsnummern-Service besorgen kann.

Abmahnung

2011-11-12T14:04:00.000+01:00

Eine formal und inhaltlich ordnungsgemäße Abmahnung ist im Arbeitsrecht Voraussetzung für eine verhaltensbedingte Kündigung eines Mitarbeiters durch den Arbeitgeber. Es ist jedoch eine Frage der Personalführung, ob jedes Fehlverhalten durch eine schriftliche Abmahnung geahndet werden muss. In vielen Fällen reicht auch eine mündliche Ermahnung aus, um den Mitarbeiter an seine Aufgaben und Pflichten zu erinnern. Eine Abmahnung hat sozusagen die Funktion einer "letzten Warnung" vor der Kündigung.
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Bestellung

2011-11-11T20:05:00.001+01:00

Mittels Bestellung wird ein Hersteller, Händler oder Dienstleister aufgefordert, ein bestimmtes Produkt zu liefern oder eine bestimmte Leistung zu erbringen. In der Praxis erfolgt die Bestellung meist aus einem Katalog mit Angabe der Katalognummer(n) und Anzahl der gewünschten Exemplare. Ist der Bestellung ein (verbindliches) Angebot vorausgegangen, wird dieses durch die Bestellung angenommen und es kommt dadurch zu einem Vertrag, dessen Inhalt regelmäßig durch das Angebot definiert wird. Hier ist daher wichtig, in der Bestellung auf ein konkretes Angebot Bezug zu nehmen, am besten schon in der Betreffzeile. In der Praxis reagiert der Hersteller oder Händler entweder mit einer Auftragsbestätigung oder direkt mit der Lieferung der bestellten Gegenstände. Im Falle einer bestellten Dienstleistung wird der Dienstleister mit dem Kunden zuvor Kontakt aufnehmen.
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Angebot

2011-11-06T14:42:00.001+01:00

Das Angebot ist regelmäßig einer der ersten Geschäftsbriefe, den ein interessierter Kunde von einem Unternehmen erhält und sollte daher immer einen perfekten Eindruck hinterlassen. Außer den gesetzlich definierten Pflichtangaben auf einem Geschäftsbrief gibt es keine besonderen Vorschriften für die Gestaltung eines Angebots. Inhaltlich richtet sich das Angebotsschreiben in erster Linie nach dem Produkt oder der Leistung, die angeboten werden sollen und reicht von einer Seite bis zu mehreren Hundert Seiten je nach Gegenstand oder Leistung.
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Mahnung

2011-11-04T19:00:00.000+01:00

Die Mahnung gehört zweifellos zum unverzichtbaren Alltag eines Unternehmers und kann dennoch als "unbekanntes Wesen" im Business bezeichnet werden, da sich so viele Irrtümer rund um die Mahnung ranken, daß es schon wieder amüsant ist. Wo manche gar 3 Mahnungen als Voraussetzung für ein gerichtliches Verfahren sehen, lassen andere bildlich gesprochen "das Kind schon mit der ersten Zahlungserinnerung in den Brunnen fallen".
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Auftragsbestätigung

2011-11-04T17:18:00.000+01:00

Eine Auftragsbestätigung ist regelmäßig die Annahme einer telefonischen oder schriftlichen Bestellung bzw. eines Auftrags, meist verbunden mit Änderungen oder mit einem Hinweis auf die Verwendung Allgemeiner Geschäftsbedingungen des Unternehmens. Bei der Auftragsbestätigung handelt es sich somit meist um ein neues Angebot des Unternehmers gegenüber seinem Kunden.
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Geschäftsbriefe im Unternehmen

2010-08-04T19:49:00.002+02:00

Geschäftsbriefe sind das Aushängeschild eines Unternehmens im Austausch mit Geschäftspartnern, Lieferanten und Kunden. Der Geschäftsbrief ist wie eine große Visitenkarte, die dauerhaft in Erinnerung bleibt. Umso erschreckenderr sind zuweilen Aussehen und Inhalt so mancher Geschäftsbriefe, die ich im Laufe meiner Karriere gesehen habe. Eine falsche Anrede, Grammatik- oder Rechtschreibfehler gehören da noch zur Sorte der eher unbedeutenden Mängel. Auf sehr vielen Geschäftsbriefen sind noch nicht einmal die gesetzlich geforderten Mindestangaben enthalten, die je nach Rechtsform des Unternehmens gesetzlich definiert sind. Auf diesem Blog will ich etwas dazu beitragen, daß Existenzgründer und Unternehmer zu Beginn der Selbständigkeit die klassischen Fehler bei der Erstellung und Gestaltung ihrer Geschäftsbriefe vermeiden.
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