Geschäftsbriefe im Unternehmen

Geschäftsbriefe sind das Aushängeschild eines Unternehmens im Austausch mit Geschäftspartnern, Lieferanten und Kunden. Der Geschäftsbrief ist wie eine große Visitenkarte, die dauerhaft in Erinnerung bleibt. Umso erschreckenderr sind zuweilen Aussehen und Inhalt so mancher Geschäftsbriefe, die ich im Laufe meiner Karriere gesehen habe. Eine falsche Anrede, Grammatik- oder Rechtschreibfehler gehören da noch zur Sorte der eher unbedeutenden Mängel. Auf sehr vielen Geschäftsbriefen sind noch nicht einmal die gesetzlich geforderten Mindestangaben enthalten, die je nach Rechtsform des Unternehmens gesetzlich definiert sind. Auf diesem Blog will ich etwas dazu beitragen, daß Existenzgründer und Unternehmer zu Beginn der Selbständigkeit die klassischen Fehler bei der Erstellung und Gestaltung ihrer Geschäftsbriefe vermeiden.

Anleitung für perfekte Geschäftsbriefe

Das Ziel ist eine Art Anleitung für perfekte Geschäftsbriefe, sowohl in der Form als auch inhaltlich. Es geht also nicht nur um die äußere Gestaltung eines Geschäftsbriefs, sondern auch um die inhaltlichen Elemente und Aspekte, die beim Verfassen eines Geschäftsbriefs zu beachten sind. Die wichtigsten Grundlagen hierfür findet man in der DIN 5008 und in den einschlägigen Gesetzen, in denen die einschlägigen Pflichtangaben auf Geschäftsbriefen geregelt werden. 

Gesetzliche Pflichtangaben auf Geschäftsbriefen

In der Regel muss auf jedem Geschäftsbrief zumindest der Name des Unternehmers oder der Firmenname angegeben werden, falls das Unternehmen im Handelsregister eingetragen ist. Im übrigen wird durch das Gesetz über das elektronische Handelsregister und Genossenschaftsregister sowie das Unternehmensregister (= EHUG) geregelt, welche Unternehmensangaben auf einem Geschäftsbrief enthalten sein müssen. Im einzelnen sind das folgende gesetzliche Regelungen zum Geschäftsbrief, die im Laufe der Zeit hier im einzelnen vorgestellt werden:

• §§ 37a, 125a, 177a HGB,
• § 80 AktG,
• § 35a GmbHG,
• § 25a GenG.

Bei Zuwiderhandlung können durch das Registergericht Ordnungsgelder in einer Höhe bis zu 5.000 € verhängt werden. Angesichts drohender Abmahnungen durch Mitbewerber sollten Kaufleute daher darauf achten, dass die gesetzlich geforderten Mindestangaben vollständig auf allen Geschäftsbriefen und E-Mails im Geschäftsverkehr enthalten sind.

Der Begriff Geschäftsbrief bzw. Handelsbrief ist sehr weit gefasst. So fällt darunter der gesamte externe Schriftverkehr eines Unternehmens, d.h. jede schriftliche Mitteilung an einen oder mehrere Empfänger außerhalb des Unternehmens. Dabei ist es nicht wichtig, ob die Mitteilungen schriftlich oder mit Hilfe neuer Telekommunikationsformen übermittelt werden, z.B. als Brief oder E-Mail.