DIN 5008 - der normierte Geschäftsbrief

Durch die DIN-Norm DIN 5008 wird die Gestaltung eines Geschäftsbriefs einheitlich geregelt. Die erste Ausgabe der DIN 5008 stammt aus dem Jahre 1949 mit Aktualisierungen in unregelmäßigen Abständen von ungefähr 10 Jahren. DIN-Normen werden durch einen Fachbereich des Deutschen Instituts für Normung erarbeitet und enthalten Empfehlungen zur Vereinheitlichung bestimmter Standards, die dem aktuellen Stand der Wissenschaft und Technik entsprechen. In der DIN-Norm 5008 sind Empfehlungen an die Wirtschaft enthalten, um die Gestaltung eines Geschäftsbriefs einheitlich zu gestalten. Die wichtigsten Regeln der DIN 5008 für die Gestaltung der Geschäftsbriefe werden nachfolgend erläutert.

Maßangaben

Die folgenden Maßangaben beziehen sich auf einen Standard-DIN A4 Brief:

a) Fluchtlinie: 25 mm vom linken Blattrand,

b) Zeilenende: 10 mm vom rechten Blattrand,

c) Briefkopf: (links) 27 mm bzw. (rechts) 45 mm vom oberen Blattrand,

d) Anschriftenfeld: 5 mm (für den Absender) + 40 mm (für die Anschrift), 85 mm breit, beginnend bei 20,0 mm vom linken Blattrand (Fluchtlinie bei 25 mm vom linken Blattrand bleibt bestehen)

e) Informationsblock: mindestens 40 mm hoch, 75 mm breit, jeweils 8,50 mm Abstand zwischen Anschriftenfeld, Informationsblock und Bezugszeichenzeile

Absender

In der Regel werden Geschäftsbriefe so geschrieben, daß sie in einem Briefumschlag mit Fenster verschickt werden können, in den meisten Fällen in einem Standard-Briefumschlag Größe DL (110 x 220 mm), die 110 mm hoch und 220 mm lang sind. Bei korrekter Faltung des Geschäftsbriefs besteht für die Angaben des Absenders oberhalb des Briefumschlag-Fensters ein Freiraum von 4,7 cm und rechts neben dem Briefumschlag-Fenster ein Freiraum von 11 cm. Diese Bereiche können individuell gestaltet werden, insbesondere mit Angabe der Firma, Anschrift und beispielsweise einem Logo. Zu den empfohlenen Absenderangaben gehören neben der Anschrift auch die Telefon- und Faxnummer und - falls vorhanden - die E-Mail-Adresse sowie die Homepage zu Ihrem Unternehmen. Letzteres ist vor allem für solche Unternehmen von Bedeutung, die im Internet E-Commerce betreiben. Bankverbindung(en) und weitere erforderliche Unternehmensangaben – wie z. B. Rechtsform, ges. Vertreter, Handelsregister- und USt-IDNr.  – werden üblicherweise in den Fußzeilen angegeben. Sehr viele Unternehmen arbeiten heute mit vorgedrucktem Briefpapier, wo die Pflichtangaben zum Unternehmen und das Logo bereits vorgedruckt sind.

In der Regel erscheint die Absenderadresse in Kleindruck nochmals so im Fenster des Briefumschlags, daß sie in der obersten Zeile des Fensters zu sehen ist. Diese Zeile beginnt bei korrekter Faltung des Briefpapiers genau 4,7 cm unterhalb des oberen Blattrandes und gibt in Kleindruck - und meist unterstrichen - den Absender mit Anschrift an, z.B. so:

Max Mustermann, Musterstr. 1, 11111 Musterstadt

In der Praxis hat sich bewährt, daß die ausführlichen Angaben zum Absender mit Logo im rechten obereren Bereich des Briefbogens neben dem Fenster erscheinen, um eine schnellere Auffindbarkeit des Schreibens beim Durchblättern der Aktenablage zu ermöglichen.

Empfänger

Die Angaben zum Empfänger erscheinen in dem Anschriftenfenster, das nach DIN 5008 ebenfalls normiert ist. Das Anschriftenfenster hat eine Höhe von 9 Zeilen, deren Verwendung durch die DIN 5008 geregelt wird. Hiernach sind

• 3 Zeilen für die Zusatz- und Vermerkzone (ZVZ) und
• 6 Zeilen für die Anschriftzone (AZ)

vorgesehen. Das Ganze sieht dann auf dem Papier wie folgt aus:

3. ZVZ – z. B. elektronische Freimachungsvermerke
2. ZVZ – z. B. Per Einschreiben
1. ZVZ – z. B. Persönlich/Vertraulich
1. AZ – Firma (= Name des Unternehmens)
2. AZ – Anrede, ggf. Berufs- oder Amtsbezeichnungen
3. AZ – ggf. akad. Grade (z. B. Prof., Dr., Dipl.-Ing.), Vor- und Zuname
4. AZ – Straße und Hausnummer oder Postfach
5. AZ – Postleitzahl und Ort (BESTIMMUNGSORT)
6. AZ – (LAND)

Bezugszeichenzeile

Die Bezugszeichenzeile enthält die Bezugszeichen des Absenders, insbesondere Angaben zum bisherigen Schriftverkehr, Durchwahlnummer, Sachbearbeiter/in, Datum und ggf. Diktatzeichen. Alternativ zur Bezugszeichenzeile wird vielfach auch ein Informationsblock rechts neben dem Anschriftenfeld verwendet.

Betreff

Der Betreff des Geschäftsbriefs enthält in Form einer stichwortartigen prägnanten Inhaltsangabe den Anlaß des Schreibens.

Anrede, Text, Grußformel, Unterschrift

Die Anrede folgt mit 2 Leerzeilen zum Betreff und leitet den eigentlichen Text des Geschäftsbriefs regelmäßig mit folgenden Worten ein: "Sehr geehrte Damen und Herren,". Dem Komma folgt eine Leerzeile, der Text des Schreibens, wieder eine Leerzeile und die Grußformel (meist mit den Worten "Mit freundlichen Grüßen"). Nach der Grußformel bleibt eine Zeile frei und es folgen mit einer Leerzeile die Angaben zum Unternehmen, gefolgt von weiteren drei Leerzeilen für die Unterschrift(en) und dem/den Namen des/der Unterzeichnenden, ggf. mit notwendigen Zusatzangaben. Der Geschäftsführer einer GmbH unterzeichnet z.B. stets in Vertretung der GmbH, was in dem Schreiben auch zum Ausdruck kommen muss.

Anlagen- und Verteilervermerke 

Etwaige Anlagen- und Verteilervermerke werden durch eine Leerzeile von den Angaben zum Unterzeichnenden abgetrennt, wobei die Anlagen bereits im Text erwähnt sein sollten. Darunter erscheint ggf. ein Verteilervermerk in Listenform.