Die Mahnung gehört zweifellos zum unverzichtbaren Alltag eines selbständigen Unternehmers und kann dennoch als "unbekanntes Wesen" im Geschäftsalltag bezeichnet werden. Es ranken sich so viele Irrtümer rund um die Mahnung, daß es schon wieder amüsant ist. Wo manche gar 3 Mahnungen als Voraussetzung für ein gerichtliches Mahnerfahren sehen, lassen andere bildlich gesprochen "das Kind schon mit der ersten Zahlungserinnerung in den Brunnen fallen".
Was ist eine Mahnung?
Eine jahrzehntelange betriebliche Übung hat unter vielen Kleinunternehmern und selbständigen Kaufleuten oder Freiberuflern den Irrglauben verbreitet, ein Unternehmen sei in jedem Fall verpflichtet, eine Rechnung mindestens dreimal zu mahnen bevor es für den Schuldner ernst wird. So ist in der Praxis oft zu beobachten, daß Unternehmen vor einem gerichtlichen Mahnverfahren bisweilen 5 und mehr Mahnungen (Vorlagen für Mahnungen) verschickt haben. Rein rechtlich kann ein Unternehmen seine Geldforderung jedoch auch ohne einzige Mahnung gerichtlich eintreiben, wenn 30 Tage nach Fälligkeit und Zugang der Rechnung beim Schuldner verstrichen sind. Ein Blick in die einschlägige Regelung unter § 286 Abs. 3 BGB lohnt sich. Das macht natürlich niemand, aber was ist denn nun das empfehlenswerte Vorgehen, wenn ein Kunde eine Rechnung nicht bezahlt?
Forderungsmanagement
Ein effektives Forderungsmanagement beginnt bereits mit einem sachlichen und bestimmten Zahlungshinweis auf den Rechnungen, der wie folgt lauten könnte:
Der oben genannte Rechnungsbetrag ist sofort fällig. Bitte beachten Sie, daß wir aus Kostengründen auf mehrmalige Mahnungen verzichten und bei Nichtbezahlung nach Ablauf von 30 Tagen seit Zugang dieser Rechnung gem. § 286 BGB automatisch Verzug eintritt.
Zahlungserinnerung hört sich besser an als Mahnung
Nichtsdestotrotz ist und bleibt (auch) ein säumiger Schuldner potentieller Kunde des Unternehmens. Es lohnt sich also, trotz des automatischen Verzugs gem. § 286 Abs. 3 BGB nochmals mit dem säumigen Kunden sachlich, freundlich und bestimmt Kontakt aufzunehmen und ihn mit einer "Zahlungserinnerung"oder "Mahnung" zum Ausgleich der Rechnung aufzufordern. Wie das Schreiben betitelt wird, spielt keine Rolle. Wichtiger ist, daß der Schuldner deutlich und unverblümt zur Zahlung der offenen Rechnung mit Angabe der Rechnungsnummer und des Rechnungsdatums aufgefordert wird. Setzen Sie dem Kunden in der Mahnung (Muster einer Mahnung) nochmals eine Zahlungsfrist von 10 Tagen bis zu 2 Wochen.
Letzte Mahnung
Wahlweise kann man in diese Mahnung auch sogleich den Text aufnehmen, der sich typischweise in einer "letzten Mahnung" (Muster letzte Mahnung) befindet.
"Sollte auch bis zu dem genannten Zeitpunkt keine Zahlung von Ihnen erfolgen, werden wir das gerichtliche Mahnverfahren einleiten/die Angelegenheit unserem Rechtsanwalt/Inkassobüro übergeben. Die dadurch entstehenden Kosten gehen zu Ihren Lasten, weil Sie sich bereits seit ....... in Verzug befinden."
Gerichtliches Mahnverfahren
Verstreicht auch diese Frist ergebnislos und ohne Zahlung seitens des Kunden, ist es Zeit, über das Gerichtliche Mahnverfahren nachzudenken. Nunmehr ist es Geschmackssache, dem säumigen Kunden diesen Schritt und die daraus entstehenden Kosten mit einer "letzten Mahnung" vor Augen zu führen. Das Mahnverfahren selbst ist inzwischen sehr einfach und unter https://www.online-mahnantrag.de/ online einzuleiten. Das Programm führt Schritt für Schritt durch die Angaben, die benötigt werden. Abschließend wird der Antrag auf Erlaß eines Mahnbescheids ausgedruckt und an das zuständige Amtsgericht übersandt.
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